Dix questions pour apprécier la qualité de son service Paie

Quelle que soit leur taille, les entreprises sont de plus en plus sensibles aux risques encourus sur la fonction Paie et Administration du personnel lorsqu’elle n’est pas maîtrisée. Ce constat s'applique indépendamment du mode de gestion retenu par l'entreprise, qu’elle soit interne ou externalisée. En effet, toute entreprise connaît, à un moment donné de son histoire, les méfaits qui découlent d’une maîtrise inefficace de son outil de calcul de la paie.

Il est également à noter que le contexte économique et concurrentiel dans lequel l’entreprise évolue, le développement de l’externalisation de la fonction Paie et Ressources Humaines et enfin, l’inflation législative en matière de droit du travail, sont autant de paramètres qui accentuent, pour certains, les effets des dysfonctionnements et anomalies de la fonction Paie et, pour d’autres, en constituent les causes.

Une paie erronée et/ou une formalité administrative omise peuvent avoir des impacts significatifs. Les principaux risques redoutés par les entreprises sont les suivants :

• financiers liés aux sanctions légales ou à un contrôle Urssaf,
• financiers en cas de litige salarial,
• opérationnel conduisant à l’arrêt de l’outil de production,
• perte de « confiance » des salariés et des institutions représentatives du personnel,
• etc.

Dans ce contexte, il s’avère primordial pour tout chef d’entreprise de disposer d’une assurance raisonnable quant au bon fonctionnement de son service de Paie interne ou d’être en mesure de juger la qualité des services rendus par son prestataire externe.
L’un des moyens les plus communément utilisés est l’audit social. Cependant, certaines entreprises ne sont pas disposées à consacrer le budget nécessaire pour l’accomplissement de cette prestation.

Fort de ce constat, il paraît primordial de faire l’inventaire des dix principales interrogations que tout chef d’entreprise (ou directeur administratif et financier ou DRH) est susceptible d’adresser aux responsables fonctionnels de la Paie afin de disposer d’un premier niveau d’appréciation - en tant que « non expert » - de la qualité des traitements opérés et des risques éventuels.

Bien entendu, cette démarche n’a pas pour prétention de garantir en bout de course une appréciation définitive et exhaustive de la qualité des opérations effectuées et ainsi prémunir l’entreprise contre tous les risques potentiels.
Il s’agit, dans un premier temps, de donner la possibilité au chef d’entreprise - a priori « non-expert » - de disposer rapidement et de façon indépendante d’un premier niveau d’évaluation de la qualité des services rendus en interne ou en externe.
Dans un deuxième temps, l’accompagnement par un expert sera le plus souvent pertinent et nécessaire afin de bénéficier de ses compétences techniques lors d’une phase plus approfondie de détection et de priorisation des risques, de correction des anomalies et de mise en œuvre d’un dispositif de contrôle interne.

1. L’embauche

• Existe-t-il un état de suivi des formalités à accomplir pour les embauches ?

- Déclaration Unique d’Embauche(Due),
- Affiliations auprès des organismes sociaux (retraites complémentaires et supplémentaires, prévoyance…).

Risques : sanctions financières et pénales liées à la dissimulation d’emplois (risque d’emprisonnement, amende, annulation rétroactive des réductions et allègements de charges sociales, interdiction d’exercer…), points de retraite non attribués aux salariés (dommages et intérêts à verser aux salariés), salariés non couverts contre le risque décès-invalidité (substitution de l’employeur à l’assureur), remise en cause du caractère collectif des régimes facultatifs mis en place tels que la prévoyance et la retraite supplémentaire et donc assujettissement aux cotisations sociales.

2. Les travailleurs étrangers

• Qui assure la réalisation des formalités obligatoires auprès de la préfecture lors de l’embauche de salariés étrangers (hors cadre européen) devant disposer d’un titre de séjour et d’une autorisation de travail ?
• Quels sont les moyens de suivi mis en œuvre pour valider les dates d’expiration des titres de séjour ?

Risques : sanctions liées à la dissimulation d’emplois (risque d’emprisonnement, amende, contribution spéciale…).

3. Les visites médicales

• Comment s’assurer du respect par l’employeur des obligations relatives à l’organisation des visites médicales pour ses salariés (visite d’embauche, visite biannuelle, visite liée à la Surveillance Médicale Renforcée, visite après certains arrêts de travail…) ?

Risques : dommages et intérêts à verser au salarié en cas d’établissement d’un lien de causalité entre l’état de santé du salarié et le manquement à l’obligation d’organisation de la visite médicale obligatoire.

4. Le suivi des évolutions législatives, règlementaires, conventionnelles…

• Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer un suivi exhaustif des évolutions légales, règlementaires, conventionnelles qui peuvent concerner l’entreprise ?
• Qui assure la mise en adéquation des contrats de travail, des avenants, des accords d’entreprise avec ces évolutions ?
• Comment peut-on s’assurer que ces évolutions ont bien été prises en compte dans le cadre du paramétrage du référentiel de paie de l’entreprise au sein du SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines), par exemple un progiciel de paie ? Qui en assure le recettage ?

Risques : sanctions légales liées aux infractions au code du travail, litiges salariaux et prud’homaux, risques financiers relatifs à l’absence de prise en compte de nouvelles règlementations permettant d’optimiser la gestion du personnel, le calcul des rémunérations et des charges sociales.

5. Les seuils d’effectif

• Qui assure le suivi des différents seuils d’effectif et de la mise en œuvre des conséquences attachées à l’atteinte d’un seuil (cotisations supplémentaires à déclencher en paie, organisation des élections des instances représentatives du personnel, calcul de la participation légale…) ?

Risques : sanctions légales liées à l’absence d’organisation des élections des délégués du personnel, du Comité d’entreprise… Risque de redressement Urssaf en cas de non-paiement des cotisations liées aux seuils d’effectif ou risque de paiement à tort de cotisations sociales en cas de fluctuation des effectifs… Blocage des droits des salariés nés de la participation légale sur 8 ans (au lieu de 5) et majoration des taux d’intérêts produits par les sommes bloquées sur un compte courant.

6. Les avantages accordés aux salariés

• Les avantages en nature afférents aux véhicules, logements, services, produits… mis à la disposition des salariés, à titre gratuit ou pour un prix modeste, par l’employeur sont-ils annuellement réévalués ?
• Qui assure le suivi des avantages servis par le comité d’entreprise et les implications éventuelles en matière d’assujettissement aux cotisations sociales ?

Risques : redressement Urssaf en cas de minoration des avantages en nature, cotisations payées à tort en cas de réduction des avantages consentis.

7- Les indemnités journalières

• Quel est le montant de l’encours des IJSS (indemnités journalières de Sécurité sociale) restant à percevoir de la Caisse primaire d’assurance maladie lorsque le principe de la subrogation est appliqué ?
• Quel est le montant de l’encours des IJ (indemnités journalières) du régime de prévoyance ?
• Comment s’assurer de la réalisation de l’ensemble des formalités administratives, dans les délais, afin que l’entreprise puisse percevoir les IJSS et les IJ Prévoyance relatives aux arrêts de travail antérieurs et en cours ?
• Qui suit le bon traitement en paie des sommes perçues ?

Risques : manque à gagner pour l’entreprise relatif aux indemnités journalières non perçues des organismes sociaux et paiement de cotisations sociales à tort sur les indemnités non perçues et non retraitées en paie.

8. Les contrôles Urssaf antérieurs

• Comment peut-on s’assurer de la prise en compte en paie de tous les chefs de redressement des précédents contrôles Urssaf (modification du paramétrage du progiciel de paie et correction des éventuels calculs manuels, régularisation des pratiques internes…) ?

Risques : financiers liés au contrôle Urssaf

9. Le calcul des allègements de charges sociales

• Qui assure le contrôle de l’application des différents dispositifs d’allègements de charges pour lesquels l’employeur est éligible ?
• Qui vérifie l’application exhaustive des allègements?

Risques : financiers liés au contrôle Urssaf en cas de surévaluation des allégements, manque à gagner pour l’entreprise lié aux allègements non appliqués.

10. Les ajustements de charges sociales demandés par les organismes sociaux

• Quel est le montant des ajustements de charges sociales demandés par les organismes sociaux annuellement ? Quel est le sens (positif ou négatif) et les raisons de ces ajustements ?
• Qui procède à la modification du paramétrage du progiciel de paie pour prendre en compte les correctifs liés à ces ajustements ?

Risques : en cas d’ajustement en positif, paiement de majorations de retard et de pénalités, risque de suspension des régimes complémentaires, risque de contrôle Urssaf, paiement par l’employeur de la quote-part des cotisations incombant normalement aux salariés. En cas de cotisations payées à tort (ajustement en négatif), risque pénal lié à la quote-part salariale des cotisations globales remboursées mais non reversées au personnel par l’employeur.

Daniel CLEMENTINE
A&T Consulting Partners
http://www.at-consulting.eu

Voir aussi : le kit de création de bulletin de paie cadre et non cadre

(Novembre 2008)

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